接案者必備的 3 張表與合約：款項紀錄表、報價單條款、工作紀錄（附範例）
TL;DR：接案者至少要有三張表：款項紀錄表、報價單（附合作條款）、工作紀錄。接案前用報價單和合約講清楚範圍、價格、修改次數和付款方式；接案中記下時程和每一次修改；接案後用款項紀錄表追到「實際入帳」為止。工具沒有最好，只有最適合，但資訊能集中就集中。
這篇分享我成為接案者與創作者一段時間後，覺得一定要有的幾種管理表格與合約。如果你剛開始接案或經營自媒體，這段經驗應該能對你有點幫助。
原文寫於 2025 年 1 月，當時只講了「要有這些表」，沒講每張表要有哪些欄位。這次重新整理，每張表都補上欄位清單和範例圖，報價單補了 6 條常見條款的寫法。工具方案和稅務規定都在 2026-10-15 對照官方頁面查過，來源放在文末。
文中提到的 CaseFlow 是我做的報價單工具，有免費版也有付費方案，這點先說清楚。
先看全貌：接案前、中、後各用哪張表
下面照原文的順序，從我覺得最重要的款項紀錄表開始講。
1｜專案款項紀錄表
通常接案者多是一人工作，可能同時要跟多個業主和單位溝通，金流和任務都相對複雜。這時一定要把金流都記錄下來。
而且要定期確認款項有沒有入帳。我自己就遇過款項很久沒進來，就是因為有定期確認，我才能發現，並且去追蹤款項進度。
這些紀錄也能幫你算出這一年做了哪些事、帶來多少收益。接案不比上班，金流來源不再單純，需要更仔細的紀錄。
款項紀錄表要有哪些欄位
- 案名：一眼看得出是哪個案子。
- 客戶：公司名稱、統編、聯絡窗口。追款時才知道要找誰。
- 金額：報價的總額，寫清楚含稅還是未稅。
- 訂金、尾款：分幾期付就拆成幾欄，或一期一列。
- 開立日：報價成立或寄出請款單的日期。
- 預計入帳日：依報價單或合約寫的付款期限推算。
- 實際入帳日、實收金額：款項真的進帳戶的日期和金額。被扣稅或扣手續費時，實收會比金額少。
- 狀態：未到期、訂金已入、已入帳、逾期。
- 備註：發票或勞報單寄了沒、追款的紀錄。
怎麼用：每週看一次「預計入帳」
- 報價成立、收到訂金，就開一筆，不要等到結案才記。
- 每週固定一個時間，把「預計入帳日」已經過了、狀態還不是已入帳的找出來。
- 逾期的先私訊或寫信確認進度，問清楚卡在哪個環節。很多時候是請款單、發票或勞報單資料還沒給齊。
- 收到款項當天，就填上實際入帳日和實收金額。
- 年底用這張表算全年收入，報稅時拿來對照扣繳憑單。
實收為什麼會比報價少
如果業主是用勞報單（勞務報酬單）付款給個人，常見會先扣掉兩筆。下面是規定本身；你的所得屬於哪一類，由付款方依實際情況判定，金額以扣繳憑單為準。
- 所得稅扣繳：《各類所得扣繳率標準》規定，付給境內居住個人的執行業務報酬，按給付額扣 10%；每次應扣繳稅額不超過新台幣 2,000 元的，免予扣繳。
- 二代健保補充保費：健保署 115 年的補充保險費資料簡表寫，執行業務收入單次給付達 2 萬元就要扣，費率 2.11%；兼職薪資所得的門檻則是基本工資。
所以款項紀錄表的「金額」和「實收金額」最好分兩欄，對帳時才不會以為客戶少付了。
2｜報價單與合約
報價也是接案者最常用到的。「常用」代表一樣的東西會被重複使用，只要是這樣，就有做成模版的價值。
建立一個自己的模版，固定的名稱、LOGO、內容，不需要每次重複寫一次。會重複用到的就固定下來，會根據專案調整的就留空格，例如修改次數、訂金比例。
報價單分 4 區，每區要寫什麼
- 基礎資訊：報價單號、報價日期、你的名稱和聯絡方式（有公司就附統編），以及客戶的公司名稱、統編、聯絡窗口。
- 報價項目：項目名稱與內容、數量、單價、小計與總額，寫清楚含稅還是未稅。內容越具體越好，例如「LOGO 設計（3 款提案，選定 1 款精修）」比只寫「LOGO 設計」少很多爭議。
- 合作條款：報價期限、修改次數、訂金、驗收與尾款、著作權、取消與延期，寫法見下一段。
- 雙方簽名：既然是合約，要記得讓雙方能簽名或蓋章，寫上日期。如果是用 Email 或通訊軟體確認，也要留下對方明確同意的紀錄。
合作條款怎麼寫：6 條範例
下面是常見的寫法，天數和比例都只是範例，請依你的案子調整。
| 條款 | 為什麼要寫 | 範例寫法 |
|---|---|---|
| 報價期限 | 避免客戶半年後拿舊價格回來 | 本報價自報價日起 14 天內有效，逾期需重新報價。 |
| 修改次數 | 改稿沒有上限，是最常見的爭議 | 含 2 次修改，每次以客戶彙整後的一份回饋為準；超過的部分依工時另行報價。 |
| 訂金比例 | 確認對方有合作意願，也降低做白工的風險 | 簽約後支付 50% 訂金，收到訂金後開始製作。 |
| 驗收與尾款 | 講清楚什麼時候算完成、多久要付 | 交付後 7 日內未提出修改，視為驗收完成；尾款於驗收後 7 日內付清。 |
| 著作權歸屬與使用範圍 | 客戶付了錢，不代表拿到所有權利 | 尾款付清後，最終定稿的著作財產權移轉給客戶；未採用的提案稿與原始檔另議。設計方保留作品集展示權。 |
| 取消與延期 | 客戶喊停或拖很久時，雙方有依據 | 因客戶因素中止，已收訂金不退，已完成部分依比例計費；客戶超過 30 天未回覆，時程順延，必要時重新報價。 |
著作權這條特別容易被忽略。依著作權法第 12 條，出資聘請別人完成的著作，如果沒有約定著作財產權歸誰，會歸受聘人，也就是接案的你，出資人可以利用該著作。也因為沒寫清楚時容易各說各話，所以權利要移轉、還是只授權在官網和社群這些用途使用，最好直接寫進報價單。
這 6 條不是要跟客戶對立，而是先把雙方的期待對齊。寫得越具體，之後越少需要吵。如果你想看設計案常見的落差，例如 Mockup 和實際製作差很多，可以參考設計 LOGO 我踩過的 4 個坑。
報價單和合約差在哪
小案子，報價單附上條款、雙方簽名，就可以當作合作依據。金額大、時程長，或牽涉授權範圍的案子，建議另外簽合約，把交付內容、時程、保密、違約處理寫清楚。
客戶給的合約，自己也要逐條看。以前我看合約頂多看金額、時程、交付內容，不合理的地方其實看不出來。現在我會先用 AI 幫我看一遍，把可能有問題的條款標出來。AI 不一定 100% 正確，金額大或有疑慮的，還是要找專業人士確認。
用工具開報價單：CaseFlow（我做的）
CaseFlow 是我把這幾年接案的報價流程整理成的工具，專為台灣接案者設計。常用條款和金額計算都先準備好，報價時填內容就好。
它能幫你做這些事：
- 不用註冊就能做一份報價單、下載 PDF，沒有浮水印；註冊後可以存到雲端，下次直接複製舊報價單。
- 輸入 8 碼統編，自動帶入公司名稱。
- 內建設計接案常見項目和參考價格，另有免登入的報價計算機。
- 備註預先帶入報價效期、訂金、修改次數、著作權等條款，可以依案子調整。
- 可以估算營業稅和二代健保補充保費。
方案很簡單：免費版每月可以建立 5 份報價單，偶爾接案的人夠用；接案量大的話，付費方案每月可建立 50 份，另外加上 AI 額度、自訂品牌色和 CSV 匯出。方案細節以官網方案頁為準。
不用 CaseFlow 也完全可以。用 Word、Google 文件或試算表做一份自己的模版，重點是上面那 4 區和 6 條條款。
3｜工作紀錄與管理
接案者自己就要身兼專案管理，同時接多個案子時更需要記錄。用行事曆、待辦工具或甘特圖都可以，沒有最好，只有最適合的。
工具自己挑，但這三件事一定要記：
- 時程：開工日、提案日、交付日。
- 修改紀錄：第幾次修改、日期、客戶回饋重點。超過報價單寫的次數要另外報價時，你拿得出紀錄。
- 資料位置：客戶素材、草稿、最終檔案各放在哪。
資訊能集中就集中。設計案可以一個專案開一個 Figma 檔，用 Page 照流程分成需求、素材、草稿、交付，前面加編號，順序就不會亂。
限制與注意
- 這不是法律或稅務意見。條款範例是一般做法，合約請依個案調整；金額大或有授權爭議的案子，請找律師或專業人士。稅務問題以國稅局、健保署或會計師的說明為準。
- 扣繳和補充保費的規定會改。本文依 2026-10-15 查到的官方資料；你的所得類別由付款方判定，不同類別扣法不同。
- 範例都是虛構的。款項紀錄表和報價單裡的客戶、金額只用來示範欄位。
- 工具會更新。CaseFlow 的方案與功能，以官網當下顯示為準。
- 利益關係：CaseFlow 是我做的產品。
相關資源
| 資源 | 說明 |
|---|---|
| CaseFlow 免費報價單產生器 | 免註冊做一份報價單並下載 PDF（我做的工具） |
| CaseFlow 方案比較 | 免費版與付費方案的額度和功能 |
| 全國法規資料庫：各類所得扣繳率標準 | 執行業務報酬扣繳率與免扣繳門檻 |
| 健保署：115 年補充保險費資料簡表 | 補充保費費率與單次給付門檻（PDF） |
| 全國法規資料庫：著作權法 | 第 12 條：出資聘請完成之著作的權利歸屬 |
| 設計 LOGO 我踩過的 4 個坑 | 哪些狀況要先寫進報價合約 |
本文 CaseFlow 方案、扣繳與補充保費規定於 2026-10-15 對照官方頁面查核，之後可能變動。
小結
- 款項紀錄表：每一筆追到實際入帳，每週看一次預計入帳日，金額和實收分兩欄。
- 報價單與合約：做成模版，4 區寫齊，6 條條款先講清楚；大案子另簽合約。
- 工作紀錄：工具自己挑，但時程、修改紀錄、資料位置一定要記。
如果只能先做一件事，就從款項紀錄表開始。把手上每個案子開一筆，填上預計入帳日，下週就知道哪一筆該追了。
常見問題 FAQ
報價單和合約一定要分開嗎？
不一定。小案子可以在報價單附上合作條款，雙方簽名後當作合作依據。金額大、時程長或牽涉授權範圍的案子，建議另外簽合約，把交付內容、保密和違約處理寫清楚。
訂金要收多少？
沒有固定標準，本文範例用 50%，你可以依金額和客戶狀況調整。重點是把比例寫進報價單，並且收到訂金才開工。
修改次數要怎麼寫才不會吵？
寫明次數，也寫明「一次修改」的定義，例如以客戶彙整後的一份回饋算一次。再加上超過次數怎麼計費，並在工作紀錄裡記下每次修改的日期和內容。
客戶一直沒付款怎麼辦？
先確認是不是請款單、發票或勞報單資料還沒給齊。資料齊了還是沒付，就用 Email 或訊息留下書面的催款紀錄。金額大、對方一直不回應時，再諮詢專業人士。
為什麼實際入帳比報價少？
如果業主用勞報單付款，可能先扣了所得稅和二代健保補充保費。依官方規定，執行業務報酬扣繳率是 10%，每次應扣稅額不超過 2,000 元免扣；執行業務收入單次給付達 2 萬元，要扣 2.11% 補充保費。實際以扣繳憑單為準。
一定要用報價單工具嗎？
不一定，Word、Google 文件或試算表都能做。如果想要格式固定、能複製舊報價單、自動算總額，我推薦用 CaseFlow，免費版不用註冊就能做出完整的報價單（CaseFlow 是我做的工具）。
關於作者｜Kevin Kuo
Kevin Kuo / 郭政佑是 凱文設計 Kevin Design 與 創作邦 CreatorHome 的內容創作者，長期整理 AI 工具、設計方法、創作者工作流與個人品牌經營。
更多公開介紹可參考 Kevin on CreatorHome、Kevin Design AI Guide。
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